7.3 Gruppen/VA
1. Ziel und Zweck:
In dieser Verfahrensanweisung wird die Serviceleistung für Gruppen in der Katholischen Aktion durch hauptamtliche Mitarbeiter/innen beschrieben. Ziel ist es, die Gruppen bestmöglich zu betreuen.
2. Geltungsbereich:
Für alle Bereiche und Teilorganisationen, die Gruppen haben (Bewegungen, FFS, KBW)
3. Definition oder Begriffe
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Abkürzung |
Erläuterung |
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GS |
Generalsekretär/in |
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BL |
Bereichsleitung |
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HA |
Hauptamtliche |
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KA |
Katholische Aktion |
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MA |
Mitarbeiterin/Mitarbeiter |
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KBW |
Katholisches Bildungswerk |
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FFS |
Bereich Familie – Freizeit - Sport |
4. Verantwortung:
4.1. Prozess: BL Bildung, Bewegung, FFS
4.2 Umsetzung: päd. MA, BL
5. Ablauf und Verantwortung
6. Kennzahl:
Anzahl Gruppen/Jahr, Zufriedenheit bei der KA-Befragung (alle 3 Jahre), 85 % zufrieden/sehr zufrieden
7. Änderungshinweis
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Änderung |
Datum |
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zur Zeit nicht belegt |
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8. Dokumentation
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9. Anlage
10. Prozessrisiken:
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Risiko |
Schaden (monetär/nicht monetär) |
Eintrittswahr-scheinlichkeit |
Maßnahmen zur Vermeidung |
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Einflussmöglichkeiten (Pfarren) |
Zweckentfremdung der Gruppenleitung Machtfaktor Pfarre (Wertigkeit, Räume, Öffnungszeiten, Umgang, …) |
mittel |
Sensibilisierung auf Diözesan- und Pfarrebene |
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Einflussmöglichkeiten (Ehrenamtliche) |
Unterschiedliche Vorstellungen (Werte, Visionen, …) |
mittel |
Schulungen, Motivationsstrategien |
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Altersstrukturen/Lebenswelten der Gruppenleitung |
Keine Nachfolge |
hoch |
Strategie zur Gewinnung neuer Gruppenleiter/innen, Übergabe gestalten (Prozess) |
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Kommunikationswege zwischen Haupt- und Ehrenamt (lang, unterschiedlich, fallen weg,..) |
Stille-Post-Effekte Gerüchte entstehen, nicht Umsetzung von Themen, Informationsmangel |
mittel |
Motivations- und Kommunikationsstrategien |
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Neue Formen des EA (Motivation, Zeit, Anerkennungskultur, …) |
Keine Nachfolge und keine Neugründungen |
hoch |
Strategien zum Umgang mit neuen Formen des Ehrenamts |
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Vereinnahmung der Gruppenleitung durch weitere (diözesane) Einrichtungen |
Ehrenamtsburnout |
mittel |
Koordination auf diözesaner Ebene |
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Pandemie (z. B.: Covid 19) |
Verlust von Ehrenamtlichen, Verlust von Teilnehmenden der Gruppen |
hoch |
in der Pandemie: vermehrt Kontakt mit Ehrenamtlichen halten (online, telefonisch, Newsletter), Online Gruppen für Teilnehmende anbieten |
Dok.-Nr.: QMH_7. Geschäftsprozesse
Bezeichnung: 7.3. Gruppen/Runden
Erstellt: Weber 2020-15-10
Revision: 3
Geprüft: Platter/Plöbst 2020-11-18
Freigegeben: Hollwöger 2021-10-29
Informationen und Vorlagen
7.3.1 MG Gewinnung
7.3.2 Aufnahme
7.3.3 MG Service
7.3.4 Finanzen
7.3.5 Ehrung
7.3.6 Verabschiedung